Kaufmännischer Leitender Mitarbeiter

Stellenbezeichnung

Kaufmännischer Leitender Mitarbeiter

Funktion

Assistent der Geschäftsführung

Stelleninhaber

XXX XXX

Direkte Vorgesetzte

Herr Jacob (Geschäftsführer)

Stellenziel

Das primäre Stellenziel besteht in der organisatorischen, administrativen und zeitlichen Entlastung des Geschäftsführers.  Es wird die Einhaltung der Qualitätsstandards gesichert um Prozesse der Finanz- und Lohnbuchhaltung, des Einkaufs, der Disposition, Auslieferung, Lager und Produktion entsprechend dem  Leistungskonzept zu gewährleisten.

Kernaufgaben

  • Schriftlicher und telefonischer Kontakt mit den in- und ausländischen Lieferanten in Englisch und Deutsch.
  • Einkauf (Rohstoffe in Absprache mit der GF)
  • Finanz- und Lohnbuchhaltung
  • Lagerbuchhaltung
  • primärer Ansprechpartner für die Mitarbeiter, Urlaubsplanung
  • Organisation des einwandfreien Prozessablaufs des Verwaltungsbereiches
  • Abrechnung der Lieferfahrten mit den Produktionsmitarbeitern, Tourenabgleich
  • Ansprechpartner für den Vertrieb (Preise, Lieferzeiten, Verfügbarkeit, Verkaufskalkulationen)
  • Bearbeitung der Kundenreklamationen
  • Selbständige Führung des Sekretariats für die Geschäftsleitung
  • Überwachung und Koordination der Abläufe (Auftrag-Lieferung-Rechnung), Betreuung von Kunden
  • Entgegennahme und Erteilung von administrativen und fachlichen Auskünften sowie Kundenanfragen

Nebenaufgaben

  • Dokumentierung laut DinIso9001:2015
  • Erstellen von Bestellvorschlägen und Überwachung der Lieferanten-Bestellungen
  • Kundenempfang, Kundenbetreuung und telefonische Kundenkontakte
  • Internet-Recherchen für die Geschäftsleitung für bestimmte Projektaufgaben

Arbeitshilfsmittel

Dem Stelleninhaber steht ein PC mit Datenbank-, Textverarbeitungs- und Präsentationssoftware zur Verfügung, diverse Planungshilfsmittel und ein Internetanschluss für Produktrecherchen und Konkurrenzanalysen. Ein Scanner, Farbdrucker und ein Tablet komplettieren die Arbeitsinstrumente.

Bewertungsinstrumente

Zielerreichung und Leistungsqualität dieser Stelle werden durch die folgenden Instrumente sichergestellt und in der Regel einmal pro Jahr eingesetzt. Dabei werden auch wesentliche Veränderungen dieser Stellenbeschreibung aktualisiert und angepasst:

  • Kundenzufriedenheitsindex der Befragung
  • Jährlich stattfindende Zielvereinbarungen mit quantitativen und qualitativen Zielvorgaben
  • Kunden-Feedback und Kundenäußerungen

Schnittstellen

Der Stelleninhaber arbeitet den Aufgaben entsprechend eng mit dem Außendienst, dem Call Center und den verschiedenen Geschäftsfeldern zusammen. Der regelmäßige Austausch von Informationen bezüglich Produktdaten, Kundenzufriedenheit und Verkaufszahlen stehen dabei im Mittelpunkt der Informationspflichten.

Der Stelleninhaber ist bei den monatlich stattfindenden Marketingsitzungen nebst der Protokollführung je nach Tagesordnung und Informationen ebenfalls anwesend.

Verantwortungen

Der Stelleninhaber trägt für alle ihm übertragenen Aufgaben die Verantwortung der qualitativ korrekten und zielgerichteten Ausführung und Einhaltung der terminlichen Vorgaben.

Bewerbung bitte an: webshop@drjacob.de